コピー機の使い方や契約を見なおすことで経費の削減が可能になります。

オフィス備品を考える!要るものは?要らないものは?
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コピーを見直そう

どこの企業でも探してみれば何かしらのムダが出てくると思います。
その一つがコピーではないでしょうか。
オフィス内でコピーを取る機会は非常に多いです。
会議のための資料、重要書類などなどあらゆる場面でコピーを使う場面はまだまだ多いのです。
それは仕事に必要な経費だから仕方がないと思っているかもしれません。
使い方を見直すことによってコピー費用を削減することも可能かもしれません。
それについて詳しく見ていきましょう。
まずコピー機の会社とカウンター契約を結んでいるオフィスも多いのではないでしょうか。
カウンター契約とは、コピー使用に関する基本料金の事です。
携帯電話をお持ちの方は毎月基本料金を支払っていることと思います。
それは例え全く携帯電話を使わない月でも必ずかかってくる固定費です。
コピー機によってカウンター契約の基本料金が異なるのです。
月間でどのくらいのコピーを取っているのかを考えてみましょう。
もしも枚数が非常に多い場合は、交渉することでそのカウンター料金を下げることが出来るかもしれないからです。
コピーを取る枚数を減らしても多少の削減にはつながりますが、こちらのカウンター料金を交渉して下げたほうがより高い経費削減が期待できるのです。
カウンター契約自体が不要というケースも考えられます。
カウンター契約とは毎月コピー機の使用頻度に拘わらず必ず発生する費用です。
しかし頻度が高いか低いかはオフィスによって異なります。
カウンター契約をするメリットは保守点検の費用が含まれていることです。
コピーを頻繁に使用して万が一故障したら業務に大きな支障をきたすようなオフィスでは保守点検が含まれているほうが何かと安心です。
しかし使用頻度が少ない、今までに故障したことがほとんどないのに毎月カウンター契約のための費用を支払っているのはムダだと思いませんか?
もしも必要がないのであればカウンター契約をする必要は全くないのです。
キット契約という契約方法もあり、コピー機のトナー代金だけを支払う契約システムです。
それにも保守点検費用が入っていますのでコピーの使用頻度が少ない方はこちらのほうがいいかもしれません。
今一度オフィスでの使用頻度をチェックしてみて再検討してみましょう。
できるだけコピー枚数を減らす努力も必要です。
コピーした物をチェックしてみると意外と必要ない物まで行っていることが多いのです。
社員一人一人にコピーの使用に対するモラルを教育することも経費削減に役立つと思います。

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